Bij Arktos (Valkerijgang 26, 3000 Leuven; KBO 0410.346.721) vinden we het belangrijk om op een veilige en vertrouwelijke manier om te gaan met de persoonsgegevens die we verwerken. We verwerken deze gegevens omdat we kwaliteitsvolle dienstverlening willen aanbieden. Deze privacyverklaring wilt jou in de eerste plaats zo goed mogelijk inlichten waarvoor we jouw persoonsgegevens gebruiken en welke rechten je kan uitoefenen. Je kan in deze nota terugvinden welke persoonsgegevens we precies bijhouden, waarom we deze bijhouden, hoe lang we deze bijhouden en welke rechten je kan uitoefenen. Arktos verklaart als “verantwoordelijke voor de verwerking” de Belgische privacywet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) na te leven.
Volgende basisprincipes hanteren we in de omgang met jouw persoonsgegevens:
De gegevens die we van jou verzamelen zijn bedoeld om kwaliteitsvolle begeleiding en ondersteuning aan te bieden. We zullen telkens duidelijk en transparant toelichten waarvoor we de persoonsgegevens aanwenden.
We bewaren alleen die gegevens die we nodig hebben om onze dienstverlening mogelijk te maken.
We streven ernaar jouw gegevens nauwkeurig en correct te verwerken.
We bewaken de bewaartermijn van jouw gegevens, zodat we ze niet langer dan noodzakelijk bewaren
Arktos neemt maatregelen die ervoor zorgen dat jouw gegevens worden beschermd tegen toegang voor onbevoegden, verlies of vernietiging
Onze verantwoordelijkheid over jouw persoonsgegevens dragen we uit naar iedereen die ermee in aanraking komt.
Wenst je meer uitleg? Neem contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) via privacy@arktos.be.
Wanneer je vindt dat Arktos jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens niet of niet op de juiste wijze respecteert, kan je steeds terecht bij de functionaris voor de gegevensbescherming die Arktos zal aanspreken om de klacht te behandelen en desgevallend de nodige maatregelen te treffen. Je hebt ten allen tijde het recht om klacht in te dienen. Als je vindt dat we je rechten geschonden hebben, dan kan je je richten tot de gegevensbeschermingsautoriteit.
OPGELET:WETTELIJKE BEPERKINGEN BIJ HET UITOEFENEN VAN JOUW RECHTEN: Elke persoon van wie Arktos gegevens verwerkt heeft per definitie rechten die ervoor zorgen dat die deze gegevens kan inkijken, een kopij ervan kan ontvangen, een vraag tot verbetering van deze gegevens kan stellen enz. Deze rechten kunnen beperkt worden door specifieke regelgeving of situatie die op de verwerking van toepassing is. Daarom zal Arktos bij elke vraag om een recht uit te oefenen eerst het wettelijk kader aftoetsen. Indien we volgens deze rechten jouw verzoek, bijvoorbeeld jouw vraag tot inzage, niet (zomaar) kunnen uitvoeren, zullen we jou dit gemotiveerd laten weten.
Wat zijn persoonsgegevens?
Een gegeven wordt een persoonsgegeven zodra je dit kan linken aan een levend persoon (bv. je naam, je telefoonnummer, adres, nummerplaat…). M.a.w. alle gegevens die behoren tot een persoon, zijn persoonsgegevens. Soms kan een combinatie van informatie ook een persoonsgegeven worden, zonder dat je een naam zegt. Bv. een 16-jarige man uit de Naamsestraat met ros haar, of een bijnaam als “Den Trikke van Arktos” zorgt dat mensen weten over wie het gaat en dan zijn dit ook persoonsgegevens.
Aanpassingsregister
Arktos behoudt zich het recht om deze privacyverklaring ten alle tijden aan te passen aan de realiteit en aan de wetgeving. De wijzigingen worden niet steeds actief meegedeeld maar worden hieronder opgesomd. De laatste nieuwe versie zal steeds beschikbaar zijn.
13 februari 2019: gedetailleerde uitleg over Google Analytics toegevoegd en een overzicht van alle cookies, hun type, vervaldatum en beschrijving toegevoegd.
16 december 2019: gedetailleerde uitleg over ‘verzet tegen direct marketing’ toegevoegd.
23 januari 2020: gedetailleerde uitleg over hoe wij bezoekers beschermen tegen de cookies van Google en YouTube
Hieronder kan je de verschillende onderdelen van onze privacyverklaring openklappen.
Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Arktos werkt in opdracht van bv. de overheid, de stad, de VDAB, het OCMW… en in ruil voor ons werk ontvangen wij geld van hen (= subsidies). We mogen dit geld niet zomaar besteden, we moeten bewijzen dat we het gebruiken om onze afspraken met hen na te komen. Om dit te bewijzen, kunnen wij niet anders dan persoonsgegevens verzamelen. We verwerken dus persoonsgegevens omwille van wettelijke of contractuele verplichting.
Naast deze verplichting, willen we jullie ook goede, professionele hulp bieden. Daarom houden we zelf informatie bij in ons registratiesysteem, want als er bv. iemand ziek wordt, moet een collega verder kunnen werken. We gebruiken deze gegevens ook om op het einde van het jaar een anoniem jaarverslag van te maken. Hierin staat bv. hoeveel jongens en meisjes we bereikt hebben. We verwerken dus gegevens omwille van een gerechtvaardigd belang.
Om onze werking te promoten, zijn we ook actief op sociale media. Je kan hierop verbinding met ons maken, we kunnen hier foto’s op posten en jullie ‘taggen’. Dit zullen we alleen doen op basis van jullie expliciete toestemming.
Welke gegevens verzamelen we en wat doen we ermee?
Concreet verwerken we persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Verantwoording van onze middelen naar opdrachtgevers
Goede planning van onze projecten en activiteiten
Veilig verloop van onze projecten en activiteiten
Continuïteit en intern overleg in onze projecten en activiteiten
Promotie van onze werking en activiteiten a.d.h.v. beeldmateriaal op onze website en sociale media
Welke gegevens we van je verwerken verschilt een beetje van project tot project. We verzamelen voor elk project minstens:
Naam en geboortedatum
Telefoonnummer, mailadres of een andere manier om je te contacteren
Aanwezigheid op onze projecten en activiteiten
Afhankelijk van het project of de opdrachtgever, kunnen we nog andere gegevens verwerken:
Rijksregisternummer
Gegevens over je school of werk en de contactpersonen van die plek
Doelstellingen en de vooruitgang tijdens je traject
Waar halen wij persoonsgegevens en naar wie sturen jullie persoonsgegevens?
Als je via bv. een school of de VDAB tot bij ons bent gekomen, dan krijgen we van hen voldoende gegevens om je te contacteren. Ben je rechtstreeks met ons in contact gekomen, dan geef jij ons deze informatie. . Krijgen we toch van iemand anders informatie over jou, dan laten we je dit weten. In sommige gevallen sturen wij persoonsgegevens naar niet-Arktos personen of organisaties, of doen wij beroep op een organisatie (verwerker) om persoonsgegevens te verwerken. We maken goede afspraken met deze externen, want ook zij moeten je persoonsgegevens goed beveiligen. Zo versturen we deze ondermeer:
Naar de opdrachtgever voor onderzoek en statistieken overheen alle organisaties
Naar een partnerorganisatie als we hiermee samenwerken
Naar ons registratiesysteem voor de rapportering en opvolging van onze projecten.
Wie ziet mijn gegevens?
Je gegevens worden veilig opgeslagen in systemen die er voor zorgen dat alleen je begeleider en hun rechtstreekse collega’s jouw gegevens kunnen zien. Onze systemen zijn technisch (bv. antivirus, wachtwoord) en organisatorisch (afspraken procedures) beveiligd om te vermijden dat ze verloren gaan of dat iemand anders ze zou kunnen zien, veranderen of verwijderen.
Hoe lang bewaren jullie mijn gegevens?
We bewaren je gegevens nooit langer dan nodig. Elke opdrachtgever heeft hier andere eisen en soms zijn er ook wetten die eisen dat we dingen bijhouden, bv. de boekhouding. Wil je hier meer informatie over, dan mag je de vraag stellen aan je begeleider of mailen naar privacy@arktos.be
Wat zijn mijn rechten?
Volgens de GDPR heb je volgende rechten betreffende de verzamelde persoonsgegevens:
Je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en om deze in te kijken. Ook mag je bekijken hoe je gegevens verwerkt worden.
Je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet meer relevant zijn.
Je hebt het recht om de informatie die je zelf meedeelde uit ons systeem te laten wissen (tenzij we verplicht zijn dit bij te houden).
Je hebt het recht om je eerder gegeven toestemming in te trekken, op elk moment.
Je hebt het recht om de verwerking van je gegevens te (gedeeltelijk) stoppen, tenzij we verplicht zijn dit bij te houden.
Wil je dat we gegevens van jou doorgeven aan iemand anders, dan doen wij dit kosteloos.
Bij Arktos worden beslissingen gemaakt door personen, niet door computers. Moest dit toch het geval zijn, mocht je je hier tegen verzetten.
Heb je nog vragen over de verwerking van je gegevens, of wil je beroep door op één van deze rechten, neem dan contact op met privacy@arktos.be
Dit gedeelte van deze verklaring richt zich tot andere werkgevers en hun werknemers met wie wordt samengewerkt.
Welke gegevens verzamelen we en waarom?
We gebruiken je persoonsgegevens alleen in volgende gevallen en voor volgende doeleinden: Ben je met één van onze medewerkers in contact gekomen in functie van een project, dan verzamelen we je identificatiegegevens (voornaam, familienaam en je relatie met het project) en je contactgegevens (telefoonnummer en mailadres) als je deze aan ons gegeven hebt. Omdat de kans groot is dat we nog eens contact gaan hebben met jou in functie van dit of een ander project, zijn we van mening dat het een gerechtvaardigd belang is om je gegevens op te slaan in ons registratiesysteem.
Wie ziet mijn gegevens?
Je gegevens worden veilig opgeslagen in systemen die er voor zorgen dat alleen onze medewerkers en verwerkers (= bv. de IT-partner van deze website) jouw gegevens kunnen zien. Onze systemen zijn technisch en organisatorisch beveiligd om te vermijden dat gegevens verloren gaan of dat iemand anders ze zou kunnen zien, veranderen of verwijderen. De via de website verkregen informatie is alleen zichtbaar voor de leidinggevenden en de stafmedewerkers van Arktos.
De verwerker voor deze gegevens van de website is LCP (Kapellestraat 144/3, 8020 Oostkamp – 050 37 60 06 – info@lcp.be), zij beheren zowel de gegevensopslag en de IT-infrastructuur van deze website. We hebben met hen een verwerkersovereenkomst.
Wij geven de persoonsgegevens verkregen via de website aan niemand anders door, bv. voor verkoop of voor commerciële doeleinden (ook niet buiten de EU).
Hoe lang bewaren jullie mijn gegevens?
Ben je met ons in contact gekomen in functie van een project, dan hanteren we de bewaartermijnen van het betreffende project (dit varieert per project). Meer informatie over jouw specifieke bewaartermijn kan je verkrijgen bij privacy@arktos.be
Wat zijn mijn rechten?
Recht op inzage en kopie: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken of een afschrift te vragen.
Recht op aanpassing van gegevens: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
Recht op overdraagbaarheid: wil je gegevens die wij over jou hebben overdragen aan iemand anders, dan kan je dit kosteloos.
Verzoeken tot uitvoering van deze rechten zijn welkom op privacy@arktos.be
Arktos is eigenaar van deze website en verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens erop
Deze verklaring richt zich tot:
personen die onze website bezoeken;
personen die zich via onze website inschrijven voor een nieuwsbrief of opleiding.
Welke gegevens verzamelen we en waarom?
We gebruiken je persoonsgegevens alleen in volgende gevallen en voor volgende doeleinden:
Bezoek je onze website, dan verzamelen we gegevens van jou aan de hand van cookies (zie onderaan wat cookies zijn). Hiermee onthouden we je taalvoorkeur voor de duur van het bezoek en verzamelen we versleuteld en anoniem gegevens via Google Analytics om onze website te analyseren en te verbeteren. Hiervoor hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google Analytics en hebben we ‘gegevens delen’ met Google uitgezet. Onze introductiefilm staat op YouTube, cookies worden gebruikt om je afspeelvoorkeuren bij te houden gedurende je bezoek aan onze website. We minimaliseren dit door gebruik te maken van youtube-nocookie en de "privacy-enhanced" mode: de cookies verzamelen alleen informatie over jou als je de video afspeelt.
Schrijf je je via de website in voor een vorming dan houden we je identificatiegegevens (voornaam, familienaam) en je contactgegevens (telefoonnummer en mailadres) bij om de inschrijving verder te kunnen behandelen en je te contacteren voor meer details of om je te bereiken moest de vorming geannuleerd worden.
Schrijf je je via de website in voor één van onze nieuwsbrieven, dan houden we alleen jouw nieuwsbriefvoorkeur en het e-mailadres bij dat jij ingeeft om de nieuwsbrieven op te ontvangen (gerechtvaardigd belang).
Wie ziet mijn gegevens?
Je gegevens worden veilig opgeslagen in systemen die er voor zorgen dat alleen onze medewerkers en verwerkers (= bv. de IT-partner van deze website) jouw gegevens kunnen zien. Onze systemen zijn technisch en organisatorisch beveiligd om te vermijden dat gegevens verloren gaan of dat iemand anders ze zou kunnen zien, veranderen of verwijderen. De via de website verkregen informatie is alleen zichtbaar voor de leidinggevenden en de stafmedewerkers van Arktos.
De verwerker voor deze gegevens van de website is LCP (Kapellestraat 144/3, 8020 Oostkamp – 050 37 60 06 – info@lcp.be), zij beheren zowel de gegevensopslag en de IT-infrastructuur van deze website. We hebben met hen een verwerkersovereenkomst.
Wij geven de persoonsgegevens verkregen via de website aan niemand anders door, bv. voor verkoop of voor commerciële doeleinden (ook niet buiten de EU).
Hoe lang bewaren jullie mijn gegevens?
Gegevens over vorming moeten we volgens de boekhoudingswet als bewijsstuk minstens 7 jaar bijhouden. Informatie over de bewaartermijnen van cookies vind je onderaan. Als je je uitschrijft op de nieuwsbrief, worden je gegevens meteen gewist.
Wat zijn mijn rechten?
Recht op inzage en kopie: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken of een afschrift te vragen.
Recht op aanpassing van gegevens: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
Recht om toestemming in te trekken: gegevens die we over jou verwerken op basis van je toestemming, je kan deze toestemming op elk moment stopzetten.
Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
Recht op overdraagbaarheid: wil je gegevens die wij over jou hebben overdragen aan iemand anders, dan kan je dit kosteloos.
Verzoeken tot uitvoering van deze rechten zijn welkom op privacy@arktos.be
Cookies
Deze website maakt gebruik van cookies. In ons cookiebeleid lees je wat cookies zijn en hoe we deze op onze website gebruiken.
Voor vragen over deze privacyverklaring, kan je terecht op het e-mailadres privacy@arktos.be
Deze verklaring richt zich tot: personen die via onze website solliciteren;
Welke gegevens verzamelen we en waarom?
We gebruiken je persoonsgegevens alleen in volgende gevallen en voor volgende doeleinden:
Als je bij ons solliciteert, kies je zelf wat je doorstuurt naar ons, want jij vult de vragen in. We vragen minstens volgende identificatiegegevens: naam, voornaam; en ook contactgegevens: telefoonnummer en e-mailadres. Tenslotte willen we ook minstens je motivatie voor de sollicitatie. We beschouwen dit als minimum om een sollicitatiegesprek te starten en zien dit het als ons gerechtvaardigd belang.
Wie ziet mijn gegevens?
Je gegevens worden veilig opgeslagen in systemen die er voor zorgen dat alleen onze medewerkers en verwerkers (= bv. de IT-partner van deze website) jouw gegevens kunnen zien. Onze systemen zijn technisch en organisatorisch beveiligd om te vermijden dat gegevens verloren gaan of dat iemand anders ze zou kunnen zien, veranderen of verwijderen. De via de website verkregen informatie is alleen zichtbaar voor de leidinggevenden en de stafmedewerkers van Arktos.
De verwerker voor deze gegevens van de website is LCP (Kapellestraat 144/3, 8020 Oostkamp – 050 37 60 06 – info@lcp.be), zij beheren zowel de gegevensopslag en de IT-infrastructuur van deze website. We hebben met hen een verwerkersovereenkomst.
Wij geven de persoonsgegevens verkregen via de website aan niemand anders door, bv. voor verkoop of voor commerciële doeleinden (ook niet buiten de EU).
Hoe lang bewaren jullie mijn gegevens?
Gegevens over sollicitaties worden verwijderd zodra de functie is ingevuld, tenzij je hebt aangeduid dat je in de wervingsreserve wil opgeslagen worden en dus je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te bewaren. In dat geval houden we relevante gegevens bij tot 1 jaar na je sollicitatie.
Wat zijn mijn rechten?
Recht op inzage en kopie: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken of een afschrift te vragen.
Recht op aanpassing van gegevens: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
Recht om toestemming in te trekken: gegevens die we over jou verwerken op basis van je toestemming, kan je deze op elk moment stopzetten.
Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
Recht op overdraagbaarheid: wil je gegevens die wij over jou hebben overdragen aan iemand anders, dan kan je dit kosteloos.
Verzoeken tot uitvoering van deze rechten zijn welkom op privacy@arktos.be
Deze verklaring richt zich tot vrijwilligers en stagiairs die onze werking ondersteunen/begeleiden.
Welke gegevens verzamelen we en waarom?
Persoonsgegevens die we kunnen verwerken:
Contactinfo van de stagiair / vrijwilliger en indien van toepassing een begeleider
Contract, bijlages, gedragscodes en andere ondertekende formulieren
Bankrekeningnummer
Officiële schriftelijke communicatie betreffende de stageperiode/vrijwilligerswerk
Naam en gegevens van een contactpersoon in geval van nood
Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doelen (en volgens deze rechtsgrond):
Ondersteuning van de stageprocedure en –rekrutering (uitvoering overeenkomst)
Uitvoering van de vrijwilligers- of stage-overeenkomst (uitvoering overeenkomst)
De planning en organisatie van het werk en de activiteiten (gerechtvaardigd belang)
Stagebegeleiding (uitvoering overeenkomst)
Uitbetalen van dienstvervoer en onkosten (uitvoering overeenkomst)
Beheer en controle van toegang tot informatie (wettelijke verplichting)
Beeldmateriaal op evenementen (gerechtvaardigd belang)
Waar halen wij persoonsgegevens en naar wie sturen jullie persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens komen van de persoon zelf of begeleidende / ondersteunende dienst. In sommige gevallen sturen we je persoonsgegevens naar externe personen of organisaties (verwerkers). In jouw geval zijn dit volgende verwerkers:
Onze verzekeraar DVV (bv. arbeidsongevallen)
De externe dienst preventie en bescherming op het werk IDEWE
Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud
De externe IT-leverancier
We maken goede afspraken met deze verwerkers, want ook zij moeten je persoonsgegevens goed beveiligen. De afspraken liggen vast op papier in een contract of in een verwerkersovereenkomst.
Over het maken en verwerken van beeldmateriaal op Arktos-evenementen
Op Arktos-evenementen voor medewerkers worden foto’s en video’s gemaakt voor gebruik op ons website, sociale media, intranet en binnen de lokalen van de organisatie.
Je kan steeds een foto laten verwijderen waar jij herkenbaar op staat (via privacy@arktos.be). Wil je helemaal niet op beeld staan, laat dit dan telkens op voorhand weten aan de fotograaf. Indien foto’s waarop je herkenbaar bent voor andere doeleinden worden gebruikt, zal daarvoor je toestemming worden gevraagd.
Wie ziet mijn gegevens?
Arktos heeft veel technische (bv. antivirus, wachtwoorden) en organisatorische (procedures) maatregelen gemaakt die er voor zorgen dat je persoonsgegevens alleen zichtbaar zijn voor medewerkers die dit nodig hebben en dat deze medewerkers je gegevens niet zullen misbruiken. Het stage- of vrijwilligersdossier is een aparte map per persoon. De medewerkers die in dit dossier kunnen, zijn: de algemeen directeur, de financieel directeur, de administratief verantwoordelijke, de directeur van de regio, de coördinatoren van de regio en de administratieve medewerker(s) van de regio. Wil je inzage in je dossier, spreek dan je (stage-)begeleider aan.
Beeldmateriaal wordt niet bijgehouden in het stage- of vrijwilligersdossier, maar op een aparte map waar alleen medewerkers toegang tot hebben.
Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Arktos houdt zich minstens aan de wettelijke bewaartermijnen van bv. fiscale documenten. Omdat je dossier ook documenten bevat die je nodig kan hebben voor je latere loopbaan, bewaren we je gegevens nog 5 jaar vanaf de datum dat je Arktos verliet.
Wat zijn mijn rechten?
Recht op inzage en kopie: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken of een afschrift te vragen.
Recht op aanpassing van gegevens: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
Recht om toestemming in te trekken: gegevens die we over jou verwerken op basis van je toestemming, kan je deze op elk moment stopzetten.
Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
Recht op overdraagbaarheid: wil je gegevens die wij over jou hebben overdragen aan iemand anders, dan kan je dit kosteloos.
Verzoeken tot uitvoering van deze rechten zijn welkom op privacy@arktos.be
Deze verklaring richt zich totPartners waarmee en waarvoor we projecten uitvoeren.
Welke gegevens verzamelen we en waarom?
Van partners worden identificatiegegevens verzameld. We verzamelen de gegevens die noodzakelijk zijn om adequate en kwaliteitsvolle projecten te kunnen aanbieden.
Wie ziet mijn gegevens?
Binnen Arktos worden jouw gegevens opgenomen in het projectdossier. Het het projectdossier kan worden geraadpleegd door de medewerkers van het Arktos voor wie inzage noodzakelijk is om projecten goed te kunnen begeleiden of uit te voeren. De toegang is beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de opdracht van de medewerker.
We delen jouw gegevens met anderen buiten het Arktos enkel:
indien dit nodig is voor een goede projectopvolging of dienstverlening.
indien we daartoe op basis van regelgeving of rechtspraak verplicht zijn (bv. met de overheid, de mutualiteit), of
wanneer je daarin uitdrukkelijk hebt toegestemd
Hoe lang bewaren jullie mijn gegevens?
We hanteren binnen Arktos een bewaartermijn van 5 jaar, tenzij een wetgeving dit anders oplegt. Arktos beschikt over een overzicht van de bewaartermijnen van alle soorten projecten. Dit document is op te vragen via privacy@arktos.be
Wat zijn mijn rechten?
Recht op inzage en kopie: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken of een afschrift te vragen.
Recht op aanpassing van gegevens: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
Verzoeken tot uitvoering van deze rechten zijn welkom op privacy@arktos.be
Elke deelnemer of medewerker heeft het recht om een klacht neer te leggen bij directie en/of het aanspreekpunt integriteit (API) van Arktos. De directie en/of API zal de in het kader van de klacht verzamelde gegevens, waaronder persoonsgegevens, bijhouden in een klachtendossier. De directie bewaakt de toegang tot het dossier.
Welke gegevens verzamelen we en waarom?
In het geval er in jouw specifiek dossier een klacht is, verzamelt Arktos – in functie van wat nodig is voor de behandeling van jouw klacht – volgende gegevens:
Identificatiegegevens
Gegevens met betrekking tot de klacht
Evt. financiële gegevens
Evt. gegevens over familieleden
We verzamelen deze gegevens om jouw klacht adequaat te kunnen opvolgen en behandelen.
Wie ziet mijn gegevens?
Wanneer het noodzakelijk is voor een adequate behandeling van jouw klacht, is het mogelijk dat jouw gegevens worden gedeeld met een of meer van volgende actoren:
De medewerker/deelnemer over wie de klacht gaat
Een professioneel raadgever van Arktos.
Een (beroepsaansprakelijkheids)verzekeraar en desgevallend haar raadsarts
Hoe lang bewaren jullie mijn gegevens?
We hanteren binnen Arktos een bewaartermijn van 5 jaar, tenzij een wetgeving dit anders oplegt. Arktos beschikt over een overzicht van de bewaartermijnen van alle soorten projecten. Dit document is op te vragen via privacy@arktos.be
Wat zijn mijn rechten?
Recht op inzage en kopie: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken of een afschrift te vragen.
Recht op aanpassing van gegevens: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
Verzoeken tot uitvoering van deze rechten zijn welkom op privacy@arktos.be
Welke gegevens verzamelen we en waarom?
Identificatiegegevens
Bankgegevens
Arktos verzamelt je gegevens om je gift te kunnen verwerken. Er is een wettelijke verplichting bij giften. Indien van toepassing bezorgen we je een fiscaal attest.
Wie ziet mijn gegevens?
Deze gegevens blijven binnen de organisatie.
Hoe lang bewaren jullie mijn gegevens?
Fiscale gegevens worden 7 jaar bewaard.
Wat zijn mijn rechten?
Recht op inzage en een kopie Je hebt het recht om in overeenstemming met de regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van je hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. Je hebt ook het recht om van deze informatie een kopie te krijgen.
Recht op aanpassing van gegevens Wanneer je van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van je onjuist of niet volledig zijn dan heb je het recht om dit ons te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen waarmee je gegevens worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht.
Recht op beperking Indien je bijvoorbeeld de juistheid van de persoonsgegevens betwist of indien je van mening bent dat de verwerking van jouw gegevens mogelijk onrechtmatig verwerkt worden, heb je het recht om te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die Arktos nodig heeft om dit te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we je hiervan op de hoogte.
Recht op vergetelheid Indien je dit wenst heb je het recht om van ons te vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Wij zullen dan op jouw verzoek ingaan zonder onredelijke vertraging.
