Vacature HR-medewerker Arktos vzw

Arktos is een Vlaams expertisecentrum voor kinderen en jongeren tussen 6 en 25 jaar, voor wie de aansluiting op school, werk en samenleving minder evident blijkt. Toch zien we een kracht in elk van hen. Door hen met zichzelf en hun omgeving te verbinden willen we hen versterken in hun talenten en vaardigheden, in alle mogelijke levensdomeinen. Daarnaast ondersteunen we ouders, scholen, partners en overheden bij het omkaderen van deze kinderen en jongeren. Ook in het beleid laten we ons kritisch optimisme horen waar nodig of gewenst.
 
Want het kan wél.

Check hieronder de vacature en solliciteer met het online sollicitatieformulier.

Functieomschrijving

De HR-medewerker draagt bij aan efficiënt beheer en uitvoering van de verdere professionalisering van HR-processen en -procedures én de administratieve werking van de vzw. Deze medewerker ondersteunt medewerkers en leidinggevenden bij administratieve en procesmatige HR-taken en fungeert als spil in de opvolging van vzw-verplichtingen en statutaire processen, met een bijdrage aan de zakelijke werking van de organisatie in brede zin.

Verantwoordelijkheden 

• Beheren en uitvoeren van de HR-processen en procedures (ongeveer 80% van de arbeidstijd):
  • Plaatsen en opvolgen van vacatures
  • Voorbereiding en opmaak van arbeidsovereenkomsten
  • Onthaal en wegwijs maken van nieuwe medewerkers ikv personeelsadministratie
  • Beheer van de accounts van medewerkers in het tijdsregistratiesysteem ‘Werktijd.be’ en (voorbereiding van) loonadministratie (Acerta CONNECT)
  • Administratief opvolgen van afwezigheden (korte en langdurige afwezigheden, tijdskrediet en thematische verloven, progressieve tewerkstelling, klein verlet, …)
  • Verlofrechten berekenen en verloftellers up-to-date houden
  • Bijlagen bij de arbeidsovereenkomsten opmaken en opvolgen
  • Administratie bij uitdiensttreding
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers
• Verzekeren van correcte naleving en opvolging van vzw-verplichtingen en ondersteunen van statutaire processen (ongeveer 20% van de arbeidstijd):
  • Opvolgen vzw-regelgeving en vertalen naar interne processen (signaleren, adviseren en implementatie mee opvolgen)
  • Voorbereiden, administratief opvolgen en indienen van statutenwijzigingen en publicaties (oa Belgisch Staatsblad)
  • Administratieve en logistieke ondersteuning van statutaire organen en directie-overleg (oa. agenda-opmaak en verslaggeving, reserveren van catering en locatie, …)
• Zorgen voor correcte en tijdige verwerking van gegevens. 
• Signaleren van afwijkingen en knelpunten in processen; mee nadenken over verbeteringen. 
• Ondersteunen van collega’s en leidinggevenden.
• Verzorgen van rapportages en overzichten voor interne en externe stakeholders. 
• Actief bijdragen aan de samenwerking tussen centrale diensten en regionale teams. 

Samenwerking en rapportering

• Je bent lid van het HR-team.
• Je werkt nauw samen met de HR-verantwoordelijke, de andere HR-medewerker en de administratief medewerkers in de verschillende regio’s.
• Je rapporteert aan de HR-verantwoordelijke. 

Profiel

• Je hebt minstens 2 jaar ervaring in (voorbereiding van) payroll en/of personeelsadministratie.
• Je hebt grondige kennis van sociale wetgeving, bij voorkeur binnen de socioculturele of jeugdhulpsector (PC 329.01 of PC319.01) of je bent bereid je hier snel verder in te verdiepen.
• Je hebt basiskennis van vzw-administratie en statutaire werking, of je bent bereid je hier snel in in te werken.
• Je werkt nauwkeurig, discreet, planmatig, oplossings- en resultaatgericht en hebt oog voor detail. Je weet hoe je correct moet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je beschikt over sterke communicatieve en administratieve vaardigheden.
• Je bent flexibel in het opnemen van uiteenlopende taken en kan vlot schakelen tussen HR-, vzw-gerelateerde en andere administratieve taken.
• Je kan je vinden in onze missie (kern, tools en dna).
• Je beweegt je vlot in een brede en complexe organisatie.

          Vooropgestelde competenties:

• • Analytisch en oog voor procesmatige details
  • Zelfstandig en verantwoordelijk
  • Discreet en vertrouwelijk
  • Planmatig en gestructureerd 
  • Nauwkeurig bij gegevensinvoer en rapportages
  • Probleemoplossend en proactief 
  • Goede communicatieve vaardigheden, teamgericht 
  • Basiskennis van administratieve systemen. Efficiënt gebruik van Microsoft 365. 
  • Kennis van Acerta-tools en Werktijd.be is een pluspunt.
  • Sociaal-juridische kennis binnen de socio-culturele sector (PC 329.01) is een pluspunt.
  •  

Aanbod

• een gevarieerde job in een dynamische en uitdagende werkomgeving;

• een contract van onbepaalde duur voor een voltijdse tewerkstelling (80% is bespreekbaar);

• een rijke leeromgeving met veel kans tot eigen initiatief en verantwoordelijkheid;

• ruime professionele en persoonlijke ontwikkelingskansen;

• een enthousiast en professioneel team;

• min 2d/week op kantoor te Leuven, max. 3d/week telewerk of op een andere Arktos-locatie;

• verloning Paritair Comité 329.01, barema A1
  • 13^de maand in september, vakantiegeld in mei
  • 12 ADV-dagen/jaar
  • Recuperatie van gepresteerde meeruren
  • Jaarlijkse eco- en cadeaucheques in december
  • 1 extra verlofdag per 2 jaar anciënniteit tot maximaal 7 dagen (tot 50 jaar)
  • 3 extralegale verlofdagen (11/07, 2/11 en 26/12)
  • 12 AV-dagen vanaf 50 jaar en 12 AV-dagen vanaf 55 jaar
  • Recuperatie van gepresteerde meeruren
  • Jaarlijkse eco- en cadeaucheques in december

• standplaats: Leuven 

• startdatum: vanaf 15 maart 2026, uiterlijk 1 mei 2026

Selectieprocedure

• Solliciteren kan tot en met 15 februari 2026 via het sollicitatieformulier onderaan op deze pagina.

• De procedure bestaat uit twee gespreksrondes:
  • Tijdens de eerste gespreksronde, een groepsgesprek met alle geselecteerden worden de organisatie en de functie concreet voorgesteld. Nadien volgt een kort individueel gesprek. Dit gaat door op donderdag 19 februari vanaf 10u in Diest (Citadel 1).
  • De tweede individuele gespreksronde met opdracht gaat door op 23 februari vanaf 9u in Leuven (Valkerijgang 26).
• Voor meer informatie over de inhoud of de procedure kan je terecht bij Elke Verlaenen (everlaenen@arktos.be of 0477/592723).
• Je ontvangt ten laatste op 16 februari een bericht of je al dan niet wordt uitgenodigd voor de eerste ronde.

Arktos werft aan op basis van krachten, talenten, motivatie en competenties, ongeacht leeftijd, gender, geslacht, afkomst, levensbeschouwing of handicap.

Solliciteren kan met dit sollicitatieformulier